Eventview - Het vertrekpunt naar uw volgende evenement

De PITCH:
In De Pitch krijgt een ondernemer uit de evenementenbranche de gelegenheid om zichzelf en zijn bedrijf in de etalage te zetten. Om even helemaal los te gaan; waarom hij of zij zo goed is en waarmee. Er is echter een máár... Aan De Pitch kleeft altijd De Biecht. Want eerlijkheid duurt het langst. Oftewel, vertel gerust je successen maar wees ook zo oprecht om een mislukking of tegenvaller op te biechten. Deze keer stappen op het kratje: Tessy van den Brand, partner en projectmanager, en Charlotte van Delft, projectmanager bij PINO evenementen en congressen.

‘Geef ons de vrijheid en het komt goed’

Het Utrechtse PINO evenementen en congressen staat voor vakkundigheid, flexibiliteit en een duidelijke aanpak. Met als overkoepelende kernkwaliteit: ultieme service voor de opdrachtgever. Voor De Pitch en De Biecht tekenen deze keer Tessy van den Brand en Charlotte van Delft. Als projectmanagers waren ze betrokken bij een bijzondere opdracht waarin al deze aspecten tot uiting komen.

Voor onze opdrachtgevers regelen we graag het hele pakket: de creatieve invulling, de communicatie, het registratietraject, de locatie en culinaire faciliteiten, de artiesten, de logistiek en techniek. Om die onderdelen als geheel voor de opdrachtgever tot een goed eind te brengen gaan we ver. Ook - of misschien zelfs juist - als de tijdsplanning en/of bepaalde wensen lastig haalbaar lijken. Dan worden we pas echt uitgedaagd. We illustreren het graag aan de hand van een voorbeeld.

Begin oktober 2011 organiseerden we een event voor de overheid in het kader van de Green Deal. Destijds 54 - nu zo’n 70 - bedrijven en organisaties hebben een ‘deal’ gesloten met de overheid om aan duurzame ontwikkeling te doen, waarbij diezelfde overheid ze helpt om knelpunten op het gebied van regelgeving weg te nemen. Deelnemers zijn van het formaat KLM tot een kleine champignonteler. Een evenement werd ingezet om het ondertekenen van een eerste convenant met die 54 partijen te bekrachtigen. Locatie: Waterzuivering IJsselstein. Doel: media-aandacht voor de Green Deals en voor de aanwezige staatslieden minister Verhagen en staatssecretaris Atsma. Uitdaging: we hadden drie weken om het te organiseren.
Eigenlijk waren het drie opdrachtgevers: het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, het Ministerie van Infrastructuur en Milieu én het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Het was een project in ontwikkeling, wat inhield dat de inhoud en samenstelling van het programma dagelijks groeide. Wat begon als een aanvraag voor een ‘tentje met catering’ voor twee staatslieden, misschien vijftig ondernemers en een handjevol pers, draaide op de dag zelf uit op een mediacircus en de aanwezigheid van diverse hotshots uit het bedrijfsleven. Liefst 350 bezoekers kwamen er uiteindelijk, ongeveer drie keer zoveel als waarop vooraf was gehoopt. Alle grote kranten en nationale tv-zenders waren vertegenwoordigd. Een succes waar minister Verhagen aangenaam door was verrast.

"Sommige mensen worden zenuwachtig van de aanwezigheid van een minister, zelfs al van de entourage. Nou, wij niet meer"

Door het dynamische aspect van de opdracht kon het gebeuren dat sommige zaken last-minute geregeld moesten worden. Zoals bijvoorbeeld het vullen van honderden usb-sticks. Dat we de content kregen op zondagochtend, een dag voor het event, dat was in dit geval gewoon niet anders. Dus vulden we de usb-sticks die zondag.
Gedurende het proces kregen we het zich steeds ontwikkelende evenement steeds beter in de vingers. En de opdrachtgevers gaven ons tijdens de voorbereiding en op de dag zelf de ruimte om het event, met de onverwacht hoge opkomst, tot een succes te maken. Zo’n dag vergt nogal wat improvisatievermogen, dan is het fijn als je opdrachtgever begrijpt dat daar en dan het moment is waarop je kunt laten zien wat je kan. Daarin schuilt namelijk een deel van onze kracht; geef ons de vrijheid en het komt goed. Wij hebben nou eenmaal die ervaring. Sommige mensen worden zenuwachtig van de aanwezigheid van een minister, zelfs al van de entourage. Nou, wij niet meer. Grappig moment was toen de protocoldame van staatssecretaris Atsma ons zag en ze opgelucht zei: “O, jullie zijn er. Relaxed.”
Het Hoogheemraadschap, dat gastheer was van het event, was erg blij. Omdat we in staat waren in zo’n korte tijd met elkaar zo’n geslaagd evenement neer te zetten.

De BIECHT: PINO evenementen en congressen

Wij staan bekend om de service en dienstbaarheid richting de opdrachtgever. Dat klinkt mooi, maar er kleeft een nadeel aan. Daardoor benadrukken we soms te weinig onze eigen kennis en ervaring wanneer een klant iets wil wat we eigenlijk niet direct op zijn plaats vinden bij een evenement. We moeten soms meer op de adviesstoel blijven zitten. Zaken goed laten verlopen en service verlenen, dat is onze drijfveer. Dat zit er zó ingebakken. Af en toe laten we ons teveel meeslepen in die service naar de opdrachtgever. Dan blijven we niet goed genoeg bij ons eigen idee of advies en volgen we de wens van de opdrachtgever te precies, terwijl het evenement soms niet gebaat is bij wat er dan uitkomt.

Voorbeeld: Een opdrachtgever lijkt het een leuk idee om de dag van het evenement af te sluiten met een ludieke, plenaire uitsmijter. Met entertainment of een vrolijke noot van de bestuursvoorzitter. Alleen de aanwezigen zijn al sinds negen uur ’s morgens in touw, hebben een zware ochtend met een inhoudelijk congres en een middag met inspirerende workshops achter de kiezen. Het is tegen vijven en het liefst willen ze naar de borrel of naar huis. Of hebben dat inmiddels zelfs al gedaan. Zo’n afsluiting voegt uiteindelijk niets toe. Dat blijkt ook later tijdens de evaluatie. Dan denken we achteraf: ‘Hadden we maar ons poot stijf gehouden’. Je grootste kracht is soms ook je grootste valkuil.

www.pino.nl